“
جلسات غیرضروری، میز یا محدوده کار نابسامان، تلفنهای غیرضروری، صرف وقت زیاد برای پاسخگویی به نامه ها، مشکل داشتن با تکنولوژی، اختصاص زمان طولانی به برنامه ریزی، اختصاص زمان طولانی به تحلیل اشتباهات، از دیگر عوامل اتلاف زمان میباشند. ( مهریزی، ۱۳۸۴ ).
۲- ۲- ۴٫ رویکردهای موجود در مورد زمان
به طور کلی دو رویکرد متفاوت در مورد زمان وجود دارد، یکی رویکرد چند زمانی و دیگری رویکرد تک زمانی. در فرهنگهایی که رویکرد چند زمانی دارند، تعامل گروه در مقایسه با رویکرد تک زمانی از لحاظ مهلت زمانی کار کردن مهمتر است. در این فرهنگها غالباً قرارها و وعدهها مورد توجه قرار نمیگیرد و در مورد آنها تخلف می شود. در فرهنگهایی که رویکرد تک زمانی دارند، زمان به واحدهای دقیق تقسیم میشده است. وقت، زمان بندری و مدیریت می شود، برای اجرای کارها مهلت زمانی تعیین میگردد و تلاش می شود که کارها مطابق برنامه زمانبندی شده انجام گیرد. تأخیر در یک جلسه یا رعایت نکردن مهلت زمانی وظیفه شناسی تلقی میگردد. فرهنگهای اروپای شمالی و آمریکای شمالی بیشتر به سوی رویکرد تک زمانی گرایش دارند، در حالی که گرایش فرهنگهای آمریکای لاتین و خاورمیانه بیشتر به رویکرد چند زمانی است.( انونی، ۲۰۰۶ به نقل از قائد محمدی ۱۳۸۹).
زمان یکی از کمیابترین منابعی است که در اختیار انسانها قرار گرفته است و تنها با مدیریت صحیح بر آن است که میتوان کارها را به طور سودمندانه و آگاهانه هدایت کرد. همه افراد نیازمند به مدیریت صحیح زمان هستند و تنها از این طریق می توانند فشارهای ناشی از کمبود وقت را کاهش دهند. به طور کلی مدیریت زمان مجموعه ای از مهارت ها است که ما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می کند. در محیط امروزی که با سرعت در حال تغییر است و رقابت جهانی در حال افزایش است، یک شناخت مداوم و روزافزون در زمینه خلاقیت و مدیریت زمان وجود دارد. (زمپتاکیس[۶۴] و همکاران ۲۰۱۰).
۲-۲-۵٫ مدیریت زمان
شناخت زمان و ارزش نهادن به آن از ویژگیهای مردان و زنان بزرگ است؛ چه بسا فرصتها و زمانهای مناسب که به علت بیتوجهی و یا غفلت از دست میروند. تشخیص درست و به موقع مشکلات و حوادث و راه حل آنها از ضروریات مدیریت زمان است. اساساً همانگونه که زندگی انسان از چرخهها و دوره های خاص رفتاری شکل میگیرد، تربیت نیز که باید بر پایه این دوره ها اعمال گردد از اهمیت به سزایی برخوردار است. شناخت زمان مناسبترین تصمیمات و رفتارهای تربیتی تضمینکننده مربیان و مدیران آموزشی میباشد. متأسفانه با این که علم مدیریت از ابتدای این قرن پیشرفت چشمگیری داشته و در موضوعات مختلف کار شده از مدیریت زمان کمتر سخن رفته است. ( شادمان فر، ۱۳۹۲).
یکی از بهترین راههای استفاده از زمان محدود و با ارزش عمر به کارگیری دائمی و هوشیارانه « مدیریت زمان » است. « مدیریت زمان » یعنی این که کنترل زمان و کار خویش را به دست بگیریم واجازه ندهیم که امور و حادثهها ما را هدایت کنند. به تعبیر دیگر « مدیریت زمان» همان مهارت هایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم. ( صفا، ۱۳۸۹ ).
درک مدیریت زمان و اصول برنامه ریزی اوقات فراغت و زمان آزاد می تواند بر سلامت جسمی و روانی تأثیر بگذارد. (ترن برد[۶۵] ، ۲۰۰۵ ) . به خودمان اجازه دهیم که به صورت آگاهانه انتخاب کنیم که چگونه زمانمان را سپری کنیم، یعنی به جای این که به صورت دیکته شده و محدود در یک نقش خاص ظاهر شویم ، در چارچوب یک رویکرد جامع و همه جانبه نسبت به زندگی قرار گیریم که ممکن است این امر منجر به افزایش شادی و ایجاد یک حس متعادل تر گردد. ( برسکانی[۶۶] و همکاران ۲۰۱۰ )
در مدیریت زمان تعیین اولویتهای کاری از اهمیت بسزایی برخوردار است و اولویت با امور وکارهایی است که فوریت دارندو اهمیت بیشتری دارند. اغلب این دو عامل در تعرض قرار می گیرند یعنی ممکن است کاری فوری باشد اما مهم نباشد و یا بر عکس؛ همیشه کار امروز فوریت دارد در حالی که برنامه های سال بعد فوریت روز نیست به این سبب امروز، فردا را تحتالشعاع قرار میدهد. برای رفع این مشکل لازم است اولویتهای امروز و اولویتهای برنامه ریزی آینده را تعیین کنیم. ممکن است این امر اغلب به این معنی باشد که برخی از کارهای امروز از برنامه خارج شوند. ( فرنر، ۱۹۹۵، به نقل باغداساریانس و همکاران،۱۳۸۹).
مدیریت زمان یا در واقع استفاده اثربخش از زمان، در جهان امروز لازمه پیشرفت و ارتقاست. یکی از عواملی که باعث پیشرفت افراد می شود زمان است. استفاده صحیح و اثربخش از زمان باعث می شود انسان به اجرای فعالیتهایی بپردازد که موجب دستیابی به اهداف فردی میشوند. چگونگی استفاده از زمان به عنوان یک منبع شاخصی برای کارآمدی افراد یک جامعه است.( کامرون[۶۷]، ۲۰۰۲ ).
۲-۲-۶٫ اصول مدیریت زمان
هر مبحثی دارای اصولی میباشد و اصول مدیریت زمان که با آموختن آن از فشارهای عصبی فرد کاسته شده بر بازدهی افزوده می شود، عبارتند از:
۱ – هدفگذاری: برای انجام هر کاری باید هدف یا هدفهای خود را تعیین نماییم و یک فرد موفق هیچگاه بدون هدف دست به کاری نمیزند و باید سطوح اهداف متناسب با استعدادها و توانایی ها و بر اساس واقعبینی باشد و حداقل در چهار زمینه ( الف – خودسازی ب – خانواده ج– کار و معیشت د – فعالیتهای اجتماعی ) خیلی مهم است که وقتی انسان هدفی را تعیین می کند بتواند آن را مجسم کند و با چشم باطن ببیند که چه میخواهد. مهم است چون اثر زیادی دارد و انسان را مثل مغناطیس به طرف خودش میکشاند که انسان بتواند آن را مجسم کند و با چشم باطن ببیند که چه میخواهد، تصویر واضحی و سه بعدی را از هدفش داشته باشد، هدفش برایش روشن باشد، بعد هدفش را بارها از روی کاغذ بخواند و نصبالعین او باشد.
۲ – تعیین اولویت امور: برای آن که کارتان را به طرز نتیجهبخش انجام دهید باید اطمینان یابید که مهمترین وظایف همان وظایفی است که شما نخست به سراغ آنها میروید و انجامشان میدهید. البته تعریف وظایف بر حسب اهمیت صرف، مسأله فوریت را از نظر دور نگه میدارد، حتی وظایف غیر مهم در صورتی که فوریت داشته باشد باید نخست مورد توجه قرار گیرند و انجام شوند.
استیون کاوی(۱۹۹۰) درکتاب هفت عادت مردمان مؤثر یک ماتریس اولویت بندی ارائه میدهند که در ربع اول ماتریس اولویت بندی باید تمام فعالیتهایی گنجانده شود که هم مهم هستند و هم فوری. درربع دوم تمام چیزهایی رامیگنجانیم که مهم هستندامافوری نیستند. در ربع سوم فعالیتهای فوری و غیرمهم قرار می گیرند و در ربع چهارم فعالیتهایی که نه فوریت دارند و نه مهم هستند جای می گیرند. اگر واقعاً میخواهیم از مدیریت زمان نتیجه دلبخواه بگیریم باید به ترتیب اولویتی که خود تعیین کردیم عمل نماییم.
۳ – برنامه ریزی: از مفاهیم محور مدیریت زمان برنامه ریزی است فقط با بررسی فعالیتها با توجه به اولویتشان و زمانی که برای انجامشان ضرورت خواهد داشت میتوانیم یادداشتهای روزانه وبرنامههای زمانبندی مؤثر فراهم آوریم و مطمئن شویم که از وقتمان بهترین بهرهبرداری را میکنیم. ( جی.( بی تا ) . ترجمه فرامرزی، ۱۳۸۷ ).
۲-۲-۷٫ دیدگاه های مدیریت زمان
“